首先，最大的不同就是发票除了可以做为收取往来款的凭证外，还可以做为一家企业成本、费用和收入的原始凭证，而收据只能作为收取往来款项的凭证。说白了，发票可以作为报销的凭证列入成本费用；而收据仅仅能够证明发生的现金关系而无法列入成本费用。所以，从消费者的角度来说，如果只是为了证明支付了某笔款项，并不不是用之于报销，则开收据就行。而如果是企业用途的支出，之后需要用在企业报销，这个时候必须索要发票。
收据也分成很多种。用于单位内部发生的业务如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等，这个时候使用企业内部自制收据是合法的凭据可作为成本费用入账。企业和部队之间发生业务往来，按照规定免税的可以使用部队监制的收据，这种收据也可以入账。行政事业单位发生的行政事业性收费，可以使用财政部门监制的收据，同样可以入账。还有税务机关监制的收据，用于企业之间业务往来。
